Egenkontroll för fastighetsägare
Som fastighetsägare ansvarar du för att din fastighet sköts på ett bra sätt och följer gällande regler. Du ska se till att de som bor eller vistas i fastigheten inte utsätts för störningar eller risker för hälsa och miljö. Både byggnaden och området runt fastigheten ska hållas i gott skick. En välskött fastighet är ofta mer värdefull och kan bidra till att förebygga framtida problem och kostnader.
Vad är egenkontroll?
För att ha kontroll över verksamheten behöver du samla viktiga dokument, rutiner och planer. Detta kallas egenkontroll. Egenkontrollen hjälper dig att hålla ordning på fastigheten, upptäcka problem i tid och följa upp att nödvändiga åtgärder genomförs.
Egenkontrollen kan finnas digitalt eller på papper. Det viktiga är att den:
- är lätt att hitta,
- är enkel att uppdatera,
- går att visa upp vid behov, till exempel vid tillsyn från en myndighet.
Kunskap och rutiner
Att vara fastighetsägare är ett stort ansvar och innebär att du måste se till att ha god kunskap om regler som rör byggnader och skötsel av fastigheter. Du måste också ha fungerande rutiner för att kunna planera och kontrollera verksamheten för att förebygga problem.
Regelbundna kontroller
Genom att kontrollera fastigheten regelbundet kan du upptäcka problem i tid och undvika onödiga kostnader. Det är bra att ha tydliga rutiner och en klar ansvarsfördelning. Då vet alla vem som ansvarar för olika uppgifter och hur problem ska hanteras om de uppstår.
Regelbundna kontroller gör det också lättare att planera för större underhållsåtgärder i framtiden, till exempel stambyten eller byte av ventilationssystem. Det kan vara särskilt viktigt för mindre bostadsföretag och bostadsrättsföreningar som har begränsade ekonomiska resurser.
Dokumentation
Det är viktigt att dokumentera kontroller, fel, klagomål och åtgärder som rör fastigheten. Med en bra dokumentation blir det lättare att bedöma fastighetens skick och planera framtida underhåll. Dokumentationen visar också vilka åtgärder som har genomförts och när de gjordes. Det kan vara värdefullt om frågor eller problem uppstår i framtiden.
Även om ni är få personer som ansvarar för fastigheten är det viktigt att dokumentera arbetet. Det gör det enklare att planera verksamheten, minska kostnader och skapa en bra relation med hyresgästerna. Dokumentationen underlättar också när nya medarbetare ska sätta sig in i arbetet och när myndigheter begär information vid tillsyn.
Vanliga områden som ofta får anmärkningar
En fullständig sammanställning är svårt att göra, eftersom det varierar från fastighet till fastighet. Men nedan listas några områden som mer eller mindre ofta förekommer i ärenden där avvikelser och anmärkningar noteras.
- Ansvarsfördelning – där det framgår vem som har ansvar för vad.
- Avfallshantering – hur ni hanterar avfall från era hyresgäster.
- Buller – ofta inom fastigheten men även utifrån.
- Cistern– de cisterner som finns i anslutning till verksamheten.
- Fukt och mögel – ofta sammankopplat med ventilationen.
- Miljö- och hälsoskadliga ämnen
- Inomhustemperatur– det finns tydliga riktvärden från Folkhälsomyndigheten.
- Energihushållning
- Kemikalier
- PCB
- Radon
- Skadedjur
- Legionella och varmvatten
- Ventilation, OVK och luftflödesmätningar
- Verksamheter i fastigheten (till exempel affär, restaurang, förskola)
Miljö- och byggförvaltningen gör tillsyn
Miljö- och byggförvaltningen är en kommunal tillsynsmyndighet som bland annat kontrollerar att fastighetsägare till flerfamiljshus arbetar med egenkontroll. Tillsynen kan innebära att vi begär in uppgifter om er egenkontroll och/eller gör inspektion på plats i fastigheter.